Aktualizacja 2026

Księgowy plan gry na ten rok

Rok 2026 przyniósł nam kolejną porcję księgowych rewolucji, ale spokojnie – jako właściciel firmy nie musisz spędzać wieczorów na analizowaniu urzędowych nowomów. Prawda jest taka, że przepisy znów się zaktualizowały, systemy cyfrowe weszły na wyższy bieg, a Twoim głównym zadaniem jest po prostu dostosowanie do tego codziennej pracy swojego zespołu.

Przygotowałem dla Ciebie ten krótki, praktyczny przewodnik, żebyś mógł przy porannej kawie zaplanować, co dokładnie trzeba kliknąć, zmienić i wdrożyć w Twoim biznesie.

Opanuj KSeF, który stał się naszą codziennością

Teraz, gdy Krajowy System e-Faktur działa już na pełnych obrotach i obejmuje codzienne transakcje, skończył się czas testów i wymówek. Zamiast papierowych dokumentów wręczanych z towarem, każda faktura to teraz cyfrowy plik wysyłany bezpośrednio na serwery rządu, który Twój klient musi sobie stamtąd samodzielnie pobrać. Zniknął wprawdzie odwieczny problem zagubionych kopert, ale pojawiło się nowe wyzwanie logistyczne dla Twoich pracowników: jak wydać towar z magazynu, skoro kierowca nie ma w ręce fizycznej faktury z pieczątką dla klienta?

Twoim najważniejszym zadaniem na ten rok jest oddzielenie procesu fizycznego wydania towaru od samego fakturowania. Wprowadź w firmie elektroniczne dokumenty magazynowe (na przykład popularne WZ), które będą jechać do klienta razem z paczką jako dowód dostawy. Sama faktura wygeneruje się w tle w programie księgowym i trafi do KSeF dokładnie w momencie, gdy towar opuści Twój magazyn.

Dzięki takiemu rozwiązaniu zachowasz pełną płynność wysyłek. Nie będziesz blokować swoich kierowców, którzy musieliby nerwowo czekać na to, aż ministerialne serwery przetworzą dane i nadadzą fakturze unikalny numer. Praca idzie do przodu, a księgowość dzieje się całkowicie cyfrowo na zapleczu.

💡

Tip: Zautomatyzuj w swoim programie powiązanie dokumentów magazynowych z e-fakturami. Gdy magazynier kliknie w systemie przycisk "wydane", program powinien sam wysłać odpowiedni plik XML do KSeF bez żadnej Twojej dodatkowej ingerencji.

Przelicz na nowo opłacalność swojej formy opodatkowania

W tym roku weszły w życie długo zapowiadane modyfikacje w sposobie naliczania składki zdrowotnej, które mają docelowo uprościć życie i nieco ulżyć mniejszym firmom. Zamiast skomplikowanych wyliczeń od każdego zarobionego w miesiącu grosza, nacisk kładzie się teraz na bardziej zryczałtowane, łatwiejsze do przewidzenia progi dla przedsiębiorców, co niesamowicie ułatwia planowanie budżetu.

Niestety, w niektórych specyficznych przypadkach – zwłaszcza jeśli masz nagle wyższe koszty działalności – powrót do starych metod rozliczeń lub szybka zmiana z podatku liniowego na ryczałt może okazać się o wiele bardziej opłacalna. Nie czekaj z tymi kalkulacjami do ostatniej chwili, bo oficjalna zmiana formy opodatkowania w trakcie trwającego już roku jest z reguły całkowicie niemożliwa.

Poproś swoją główną księgową lub biuro rachunkowe o zrobienie prostej symulacji na podstawie Twoich ubiegłorocznych, realnych wyników finansowych. Niech księgowa wrzuci Twoje liczby w nowy kalkulator, weźmie pod uwagę aktualne progi składki i pokaże Ci czarno na białym, przy jakim konkretnie podatku w Twojej kieszeni zostanie najwięcej gotówki. Czasami zmiana jednego parametru w księgowości pozwala oszczędzić kwoty rzędu kilku tysięcy złotych rocznie.

💡

Tip: Zwróć szczególną uwagę na ulgi na innowacje i cyfryzację. Państwo mocno promuje teraz inwestycje w oprogramowanie, więc zakup nowego systemu do zarządzania firmą możesz wyjątkowo korzystnie odliczyć od podatku.

Pilnuj zaostrzonych limitów płatności gotówkowych

Gotówka w transakcjach między firmami konsekwentnie odchodzi do lamusa, a urzędy coraz mocniej zacieśniają pętlę wokół płatności w tradycyjnych banknotach. Obecne zasady drastycznie obniżyły kwotę, którą możesz legalnie zapłacić innemu przedsiębiorcy z ręki do ręki, bez użycia widocznego dla skarbówki konta bankowego. Jeśli przekroczysz ten narzucony limit, po prostu nie będziesz mógł wrzucić takiego zakupu w koszty firmowe, co z definicji oznacza dla Ciebie stratę czystych pieniędzy z tytułu wyższego podatku.

Musisz natychmiast uczulić swoich pracowników, a zwłaszcza tych, którzy robią szybkie zakupy w hurtowniach, kupują paliwo czy płacą za drobne usługi w terenie. Każdy wydatek powyżej nowego limitu musi bezwzględnie i bez żadnych wyjątków iść przez terminal płatniczy, firmową kartę lub szybki przelew z aplikacji w telefonie.

Najlepiej i najbezpieczniej jest wyposażyć swoich zaopatrzeniowców w fizyczne lub wirtualne karty przedpłacone. Dzięki temu całkowicie wyeliminujesz ryzykowną pokusę płacenia firmowymi pieniędzmi bezpośrednio wyciągniętymi z prywatnego portfela, co potem rodzi potężne problemy przy księgowaniu.

💡

Tip: Ustaw w swoim programie księgowym systemową blokadę lub jaskrawe ostrzeżenie wizualne, które uruchomi się przy próbie zaksięgowania jakiejkolwiek faktury gotówkowej opiewającej na kwotę wyższą niż ustawowy limit.

Przygotuj się na pytania o ślad węglowy od dużych klientów

Raportowanie ESG, czyli mówiąc najprościej – oficjalne sprawozdania z tego, jak firma dba o środowisko, zużycie energii i swoich pracowników – to obowiązek, który unijne prawo nałożyło na wielkie korporacje. Problem dla sektora MŚP polega jednak na tym, że te wielkie firmy muszą teraz dokładnie rozliczać z ekologii cały swój łańcuch dostaw, czyli siłą rzeczy również Ciebie, jeśli jesteś ich stałym podwykonawcą lub dostawcą.

Niedługo zaczniesz dostawać od swoich największych kontrahentów ankiety z pytaniami o to, ile prądu zużywasz, jak utylizujesz odpady i czy Twoja flota aut jest odpowiednio niskoemisyjna. Jeśli machniesz na to ręką i zignorujesz te zapytania, duże firmy po prostu zrezygnują z Twoich usług, ponieważ ich korporacyjny system zablokuje możliwość współpracy z "niezweryfikowanym ekologicznie" partnerem.

Zacznij już teraz zbierać podstawowe, twarde dane o swojej działalności. Załóż prosty, wirtualny folder, w którym Twoja asystentka będzie trzymać roczne zestawienia rachunków za prąd, gaz i paliwo, a także certyfikaty od firm odbierających od Ciebie śmieci. Taka prosta baza z reguły wystarczy, by szybko, bezboleśnie i wiarygodnie wypełnić tabelki przesyłane przez duże korporacje.

💡

Tip: Zapytaj swojego obecnego dostawcę energii o to, czy może dostarczać Ci cykliczne certyfikaty pochodzenia prądu. Udokumentowana energia z odnawialnych źródeł (OZE) to dla Twoich dużych klientów ogromny plus i przewaga nad konkurencją.

Zamień papierowe teczki pracowników na cyfrowe akta

Trzymanie stert papierowych umów, zwolnień lekarskich, zaświadczeń BHP i wniosków urlopowych w ciężkich, metalowych szafach to obecnie nie tylko marnowanie cennej przestrzeni biurowej, ale wręcz proszenie się o kłopoty i bałagan przy ewentualnej kontroli z Inspekcji Pracy. Obowiązujące teraz standardy rynkowe mocno stawiają na tak zwane e-Teczki, czyli w pełni cyfrowe, ustandaryzowane i bezpieczne przechowywanie całej dokumentacji kadrowej.

Cyfrowe akta to łatwiejszy dostęp do informacji dla Ciebie, błyskawiczne generowanie aneksów i przede wszystkim – ostateczny koniec z problemem zgubionych papierów. Zacznij od zrobienia brutalnego audytu tego, co w ogóle masz w szafach. Nie musisz oczywiście od razu skanować historii zatrudnienia sprzed dwudziestu lat, ale wszystkich nowych pracowników przyjmuj na pokład już wyłącznie obiegając dokumenty w formie elektronicznej.

Wybierz program kadrowy, który pozwala na legalne, elektroniczne podpisywanie umów przez pracowników za pomocą Profilu Zaufanego lub zwykłego podpisu kwalifikowanego. Szybko zobaczysz na własne oczy, jak bardzo odciąży to osobę w Twojej firmie, która dotychczas zajmowała się mozolnym pilnowaniem drukowania i segregowania papierologii.

💡

Tip: Przy przejściu na e-Teczki upewnij się osobiście, że Twój nowy system kadrowy robi automatyczne, codzienne kopie zapasowe na niezależny, zewnętrzny serwer. Utrata cyfrowych danych o pracownikach jest znacznie gorsza i bardziej kosztowna niż pożar w fizycznym archiwum.

Zróbmy to razem i zyskaj święty spokój

Wdrożenie tych kilku kroków odciąży Cię z biurokracji i pozwoli skupić się na tym, co najważniejsze, czyli na zarabianiu pieniędzy.

Chcesz, żebym pomógł Ci dobrać odpowiedni, prosty system do cyfrowych teczek pracowniczych lub poukładać procesy KSeF tak, aby nie zrujnowały Twojego budżetu?