Przewodnik po KSeF dla opornych: Jak przygotować firmę na e-faktury w 5 krokach

Krok 1: Zrozum, z czym to się je i zrób audyt tego, jak fakturujesz dzisiaj

Zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, musisz wiedzieć, że KSeF całkowicie zmienia definicję faktury. Zapomnij o urokliwych PDF-ach, skanach z pieczątką czy papierowych dokumentach z ładnym logo Twojej firmy. Faktura ustrukturyzowana to po prostu ciąg danych w formacie XML (czyli takim specjalnym pliku tekstowym, który błyskawicznie czytają maszyny, a nie ludzie). Zamiast wysyłać fakturę mailem do kontrahenta, będziesz wysyłać ją bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów, a Twój klient sam ją stamtąd pobierze.

Żeby się do tego dobrze przygotować, usiądź na moment z kartką i wypisz, jak obecnie wygląda u Ciebie proces fakturowania. Zastanów się, kto fizycznie wklepuje dane i wystawia faktury. W jakim programie to robi? Czy masz stałych klientów, którym co miesiąc wysyłasz faktury cykliczne? Czy Twoja księgowa loguje się do Twojego systemu na bieżąco, czy może wysyłasz jej paczkę dokumentów mailem lub kurierem dopiero pod koniec miesiąca?

Wiedza o tym, kto i w jaki sposób "dotyka" faktur w Twojej firmie, jest absolutnie kluczowa na samym starcie. To właśnie tym konkretnym osobom będziesz musiał niedługo nadać odpowiednie dostępy, a programy, których codziennie używasz, będą musiały umieć płynnie i bez błędów "porozumieć się" z nowym rządowym systemem.

Krok 2: Wybierz i zaktualizuj swój program do faktur

Rząd udostępnia wprawdzie darmową aplikację do obsługi KSeF, ale powiedzmy sobie szczerze: dla większości działających firm jest ona po prostu niewygodna, czasochłonna i mało intuicyjna przy wystawianiu większej liczby dokumentów. Najlepszym, najbardziej oszczędzającym nerwy rozwiązaniem jest korzystanie z rynkowych programów księgowych lub systemów sprzedaży, które mają już wbudowaną bezpośrednią integrację z KSeF.

Jeśli używasz już popularnego programu do fakturowania w chmurze, prawdopodobnie jego twórcy dawno przygotowali odpowiednie aktualizacje. Twoim jedynym zadaniem jest zalogowanie się do ustawień konta i znalezienie zakładki "Integracja z KSeF". Program poprosi Cię tam o wygenerowanie tak zwanego tokena – to nic innego jak długi, cyfrowy klucz, który wygenerujesz jednym kliknięciem w rządowej aplikacji, a następnie wkleisz do swojego programu, by oba systemy mogły się bezpiecznie komunikować w tle.

Co jednak, jeśli Twój obecny program jest stary, instalowany z płyty i jego twórca nie planuje żadnej integracji? To sygnał alarmowy. Czas na szybką ewakuację i przeniesienie bazy klientów oraz towarów do nowoczesnego oprogramowania online. Zrób to teraz, póki masz na to czas, możesz na spokojnie wyeksportować dane i nie wisi nad Tobą presja zbliżających się ustawowych terminów.

Krok 3: Zaloguj się do systemu i rozdaj uprawnienia swoim ludziom

Ktoś musi trzymać w ręku wirtualne klucze do Twojej firmy w KSeF. Domyślnie, jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej lub reprezentant spółki, masz już tam pełny dostęp odgórnie. Musisz tylko wejść na oficjalną stronę Ministerstwa Finansów, zalogować się do darmowej Aplikacji Podatnika KSeF i potwierdzić swoją tożsamość za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Rzadko jednak właściciel firmy robi w niej wszystko sam od A do Z. Musisz nadać odpowiednie uprawnienia swojemu biuru rachunkowemu, głównej księgowej czy pracownikom działu handlowego, którzy zajmują się wypisywaniem faktur dla klientów. W systemie KSeF możesz bardzo precyzyjnie określić, kto ma prawo tylko do podglądu faktur, kto może je aktywnie wystawiać w Twoim imieniu, a kto dostanie najwyższe uprawnienia, by móc na przykład samodzielnie dodawać do systemu kolejnych pracowników.

Proces nadawania takich uprawnień jest dość prosty, ale wymaga podania numeru PESEL lub NIP osoby, której dajesz dostęp do firmowych danych. Jeśli zlecasz całą księgowość firmie zewnętrznej, najlepiej i najbezpieczniej jest nadać uprawnienia od razu na NIP całego biura rachunkowego. Wtedy właściciel tego biura sam zarządza w swoim zespole tym, który konkretnie księgowy zajmuje się pobieraniem Twoich dokumentów.

Krok 4: Przygotuj dane do nowych, "sztywnych" faktur

Jak już wiemy, faktura ustrukturyzowana to nie jest po prostu stara faktura ładnie przepisana do komputera. Rządowy wzór jest niezwykle szczegółowy i narzuca bardzo sztywne ramy, z których nie można się wyłamać. Nie ma tam już miejsca na radosną twórczość, upiększanie szaty graficznej, wklejanie kolorowych logotypów czy swobodne, długie opisy w stylu "usługa wykonana zgodnie z umową ustną z dnia...". Wszystko musi trafić do konkretnej, z góry określonej i odpowiednio nazwanej rubryki.

Zrób mały przegląd tego, co zazwyczaj umieszczasz na swoich fakturach. Często firmy dodają w uwagach numery rejestracyjne naprawianych samochodów, rozliczenia godzinowe z załączników czy ważne informacje o terminach gwarancji. W KSeF na takie dodatkowe informacje są oczywiście przewidziane specjalne miejsca (tzw. stopki lub dedykowane pola uwag), ale Twój system fakturowy musi umieć je tam odpowiednio i bezbłędnie przypisać, żeby nic nie zginęło.

Pamiętaj też o nowych zasadach korygowania błędów. W KSeF pożegnasz się z czymś takim jak dyskretne anulowanie wystawionej przed chwilą faktury czy wrzucenie jej do niszczarki, jeśli pomyliłeś się w kwocie przed wysłaniem jej do klienta. Gdy faktura kliknięciem zostanie wysłana do systemu i otrzyma unikalny numer KSeF, oficjalnie weszła do obrotu gospodarczego. Jedynym legalnym sposobem na odkręcenie błędu staje się wtedy wystawienie oficjalnej, ustrukturyzowanej faktury korygującej.

Krok 5: Wystaw pierwszą fakturę testową i opanuj odbiór

Najlepszym sposobem na oswojenie się z każdą technologiczną nowinką jest po prostu praktyka. Ministerstwo Finansów udostępnia z myślą o przedsiębiorcach specjalne, bezpieczne środowisko testowe KSeF. Nie ma ono absolutnie żadnych skutków prawnych ani podatkowych – to po prostu plac zabaw. Możesz tam do woli, bez stresu wystawiać fikcyjne faktury na miliony złotych i uczyć się na własnych błędach, jak działa system, bez strachu, że rano zapuka do Ciebie kontrola ze skarbówki.

Wystaw w ramach testu kilka faktur z różnymi stawkami VAT, dodaj różne nietypowe towary, a także spróbuj wygenerować do nich korekty. Zobaczysz wtedy na własne oczy, jak Twój program księgowy komunikuje się w tle z serwerami rządu. Zwróć szczególną uwagę na pojęcie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). To taki cyfrowy, niepodważalny odpowiednik zwrotki z poczty poleconej, który stanowi jedyny i ostateczny dowód na to, że faktura została skutecznie i poprawnie wprowadzona do obrotu. Data na tym dokumencie staje się twardą datą wystawienia faktury.

Gdy opanujesz wysyłanie, przetestuj także drugą stronę medalu – odbieranie e-faktur. Zobacz w swoim programie, w jaki sposób zaciąga on dokumenty kosztowe od innych firm. To akurat moment, w którym docenisz KSeF: zlikwiduje on całkowicie problem gubiących się w mailach faktur, rozmytych skanów czy konieczności dzwonienia do kontrahentów z prośbą o duplikaty. Wszystkie Twoje koszty będą tam po prostu leżeć i czekać na rozliczenie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)